Про тайм-менеджмент и эффективность 2

По работе два дня была на очередном тренинге про личную эффективность и коммуникации. Ничего принципиально нового не узнала, но о некоторых вещах задумалась.
Всем известна картинка про важность и срочность. Все знают, что планировать надо пессимистично и с запасом, все помнят, что дела надо “выгружать” из головы (в todo-списки, в календари, в гео-напоминалки и т.п.), что с утра надо “есть лягушек” (делать самое неприятное из запланированного на день), что дела, которые занимают меньше 5 минут, надо делать сразу.

Попробую вкратце рассказать о том, как устроены планирование и тайм-менеджмент в нашей жизни.
С работой всё просто. В трудовой у меня уже лет пять написано “менеджер проектов”, а реально проектами я начала заниматься сильно раньше. Тут я консервативна, редко ведусь на “давайте сделаем как-нибудь по-быстрому”, честно занимаюсь документацией, в задачах в тасктрекере тоже относительный порядок, не даю нереальных сроков в waterfall-проектах, не набираю в спринт задач больше, чем можно сделать при agile-разработке, оставляю запас времени на факапы. В общем, никакого “слабоумия и отваги”.

В общественной жизни я и раньше была склонна взваливать на себя больше, чем могу сделать, а теперь, под влиянием Андрея, совсем перестала чувствовать грани разумности. Мы стараемся не говорить “нет” и ввязываемся в любые активности, которые хоть сколько-то нам интересны: дополнительное обучение, ралли, квесты, родительские комитеты, тематические вечеринки, танцы, поездки с друзьями, организация всяких мероприятий, детские развивашки… Если смотреть в процентном отношении, то доля успешных “проектов” в обычной жизни существенно меньше, чем в рабочей, но если сравнивать абсолютные значения, то всё наоборот: чем больше на себя берешь, тем больше делаешь, хотя и бывают моменты, когда понимаешь, что четыре-пять крупных дел по пять-шесть часов каждое в один выходной день никак не влезают и от чего-то приходится отказываться.

Меня тут еще спрашивали про конкретные инструменты и про то, как устроен наш быт.
Все нерабочие дела мы записываем в телефонное приложение на основе Google Tasks, списки синхронизируются между всеми нашими i-девайсами.
Есть список глобальных долгосрочных дел без даты, не особенно подробный (типа, “Оформить материнский капитал”, “Получить права категории А” и т.п.). В него я смотрю не очень часто, т.к. дела масштабные и я про них и так помню, но руки всё не доходят. Когда понимаю, что дело висит без движения слишком долго, сама себе придумываю дедлайн и записываю какое-нибудь первое действие по решениею дела в наш основной список (например, “Собрать документы для оформления МК” или “Записаться в автошколу”, хотя действие может быть и “Изучить автошколы недалеко от работы”).
Другой список (основной, в который как раз и переползают дела из глобального списка) — с его просмотра начинается каждый день. Час-полтора, которые уходят на дорогу от дома до офиса у нас обычно проходят достаточно эффективно: можно спланировать ближайшие и отдаленные дела, сделать что-то, не привязанное в конкретному месту и времени (найти какую-то информацию, сделать заказы в интернет-магазинах). Достаточно часто уже утром становится понятно, что какой-то из пунктов ну никак не осилить, тогда стараемся сразу переносить на другой конкретный день.
Все списки у нас одноуровневые, хотя, возможно, разумнее было бы делать их с подзадачами, например:
Зимняя резина.
— Заказать шины.
— Забрать шины.
— Записаться на шиномонтаж.
— Поменять резину.

но для нас это 4 разных дела с разными сроками.
Приложение настроено так, что в 8:00 на экран выводится перечень дел, запланированных на сегодня. Еще часто ставим напоминалки, чтобы они показывались в определенное время. Заглядываю в приложение раз 5-6 в день, напоминаю Андрею про то, что надо сделать непосредственно ему. Тут нужен особенно тонкий менеджмент: важно сортировать дела по подобию и по необходимым трудозатратам, выдавать не слишком обширные списки, чтобы не ввести в стресс, но и не слишком узкие, чтобы было из чего выбрать. Нужно еще помнить про однозадачность: если я попросила его дойти до столовой и купить Гордею шоколадку, не надо вдогонку просить позвонить в детскую поликлинику. Скорее всего, провалены будут обе задачи.
Например, вот список дел, которые я просила сделать его в обеденный перерыв (совсем не обязательно сделать всё в один заход, но хоть что-то сделать надо):
– Позвонить маме.
– Записаться к нотариусу.
– Позвонить в интернет-магазин, узнать про статус заказа.
– Выяснить, вернулись ли деньги за другой заказ, который не был доставлен.

Для многих задач не принципиально, кто конкретно из нас их сделает, но сложилось так, что когда необходимы внешние коммуникации, голосом общается в основном Андрей, а письма пишу я. Может быть потому, что я ненавижу звонить.
Дела, которые требуют больше 10-20 минут планируются обычно на какое-то конкретное время или привязываются к определенному событию: в 16:00 поехать на почту за посылкой, в 17:30 приехать на ТО, сразу после возвращения домой поменять батарейки в детском мобиле.
Вечером снова просматриваем список, проставляем галочки напротив выполненного (экстаз!), переносим то, что не смогли сделать на завтра или на другие дни, но обязательно на какие-то конкретные.
Мероприятия, которые требуют регулярности настроены соответственно: как только “закрываешь” текущий таск, в приложении автоматически создается следующий. Раз в месяц менять магистральный фильтр, оплачивать коммунальные услуги, раз в две недели менять постельное белье, оплачивать транспондер, раз в неделю вывозить мусор, косить газон ну и так далее.
Почти всё, что может быть автоматизировано и не требовать личного участия — автоматизируется. Погашение кредитной карты, автоплатежи за телефоны, передача показаний счетчиков в УК, пополнение баланса скайпа и т.п.
Ежедневные дела типа стирки, уборки, разбора посудомойки в список не попадают.
Многие вещи, благодаря планированию, удается делать заранее и более дёшево (в прямом и переносном смысле), но фейлы всё равно случаются. Особенно обидно, когда у тебя давно записано заказать расходники на экзисте, ты всё откладываешь, т.к. есть более приоритетные вопросы, но в итоге, тормозные колодки кончаются внезапно и ты вынужден менять их в ближайшем оф.сервисе и платить в 4 раза больше.
У основного списка дел, который мы ведем в электронном виде, есть несколько физических отражений. Во-первых на кухне у нас есть календарь на текущий и следующий месяцы. Там, в основном, выписаны дела, привязанные к конкретной дате.
Выглядит как-то так (фоторамка + прозрачная пленка + маркеры для белой доски).

Во-вторых, один из кухонных фасадов у нас тоже затянут самоклеящейся пленкой, туда мы вносим в порядке бреда всякие дела, которые надо сделать в ближайшее время (в основном, касающиеся дома и быта).
Там же отдельным столбиком выписываем дела, которые надо сделать Гордею (пропылесосить, помыться, решить 100 примеров, сходить на занятия гитарой и пр.)
Оффлайновые носители хороши всем, кроме того, что с работы с ними не свериться.

Пару слов в причинах всего этого сложного бытового менеджмента: может показаться, что у нас просто слишком много детей всяких дел и если не управлять временем и приоритетами, то профейлено будет почти всё, но это далеко не основная причина. Основные причины в том, что:
1. Мы оба страшные зануды.
2. Мы любим ставить галочки напротив выполненных дел.

На этом, пожалуй, пока всё. Ну, т.е. рассказывать всякие подробности я могу еще долго, но это уже будут совсем детали.
Дело “Написать про то, как при трёх-пяти живых детях поддерживать дома порядок” уже записано в список, приоритет средний.

День рождения Эвана

С днем рождения младшего мы долго метались от “не праздновать совсем” до “превратить наш детский центр в Мумми-даллен, позвать пару-тройку аниматоров, найти ростовые мумми-костюмы и позвать 30 человек детей”.
В итоге, с мумми-тематикой не сложилось (не смогли найти то, что хотелось), гостей позвали разумное количество, сделали группу встречи во вконтактике, вишлист оформили как фотоальбом в этой самой группе, пригласили в помощь односельчанок Сашу и Ларису (Саша профессионально занимается организацией и оформлением всяких мероприятий, а Лариса заведует нашим детским центром) и стали ждать намеченного дня.
Ритм жизни в последние недели был очень жестким, спали по 5 часов из-за работы, учебы, ралли и прочих дел, даже покупку продуктов пришлось отложить на последний момент.
Утро дня празднования (а было это 19 октября) началось прекрасно: приехала бабушка, привезла Эрнеста, Эмилию и фирменный сметанник (на все детские ДР Андрея она готовила этот торт — решили продолжить традицию).

Бабушка потискала Эвана и уехала по делам. Пока Андрей гулял с детьми в Кивеннапе, я поехала в город за продуктами.

По фото видно, что погода устроила подставу: первый раз этой осенью пошел снег. Пока я была в магазине, дорогу изрядно засыпало. Часть гостей, для которых (как и для нас) зима наступила внезапно, ехать за город на летней резине не решилась. Из-за внезапных пробок я приехала домой за 20 минут до начала праздника — еле успели завезти продукты в “Кивеннапку”, одеть детей и привезти их туда же, как уже пора было встречать первых гостей.
Эван принимает подарки.

Весьма доволен тем, как развивается ситуация.

А это его друг Петр, с которым Эван “познакомился” в роддоме: они родились с разницей в 3 дня.

Дети всё прибывают.

Андрей поехал встречать с электрички последнюю партию гостей, но чудеса не могут больше ждать и стучатся в дверь в виде волшебницы с розовыми волосами.

Старшие страшно увлечены всем, что предлагает аниматор, а младшие в это время громят игровую комнату.





Наблюдаем за весельем.

Под конец программы аквагрим.

Эван к этому моменту утомился окончательно и отправился спать на второй этаж.
Родителям на детских ДР обычно не то чтобы сильно весело. Хорошо еще, если есть возможность присесть.

На кухне в это время мы с Ларисой и Сашей готовим еду. Раскладываем салаты в тарталетки, моем фрукты… Большой торт был один (тот самый исторический сметанник), а в дополнение решили каждому раздать мини-кекс, чтобы все желающие могли задуть свечки.


Ответственный момент.

После обеда безумие в игровой.

На прощание дарим всем маленькие подарки.

А дома нас, кстати, ждал еще один торт, который Гордей сделал сам во время экскурсии на кондитерское производство днем ранее.

Огромное спасибо всем кто доехал до нас не смотря на пургу и позёмку. Мы с детьми были очень рады видеть всех маленьких и больших гостей. Отдельное спасибо детям, которые привезли с собой дух праздника и искренней радости, которые почувствовал даже малыш Эван.

Также мы не можем не поблагодарить Сашу и Ларису, как хорошо, что в нашем маленьком селении есть к кому обратиться, сами бы мы ничего не успели.

Ралли “10 озер 2014”

Поскольку ралли “10 озер” стартует в часе езды от нашего дома, да еще и не слишком рано, утром в субботу у нас было время даже позавтракать.
Как-то осознанно собраться и готовиться, правда, времени не было. Побросали в багажник ноутбуки, айпады, зарядки, закупились энергетиками на заправке и выехали в сторону клуба “Орех” и веревочного городка “Норвежский парк”, где мы “развлекались” год назад с детьми.
Машине, между тем, меньше недели, пробег 700 км, обкатка в разгаре.
Административная проверка в местном ресторане, всё успешно.

Получаем наклейки. Много наклеек! На парковке, между тем, начинает работу тех.инспекция. ТИ тоже проходим без вопросов. Ещё бы, на новой-то машине всё работает как положено.


Встречаем нашу знакомую Сашу, у которой коса, кажется длиннее, чем у меня.

Получаем дорожную книгу и бюллетень вносимых изменеий (он еще сыграет роковую роль в нашей истории), садимся считать РД.

Вообще, дорожная книга в этот раз была очень подробной, никаких подвохов, заблудиться почти невозможно, всё расписано.
Стартуем. В этот раз решили, что спринты и слаломы едет Андрей, т.к. у него дури больше ему машину на так жалко, а основную дистанцию за рулем я. Первое же ДС — спринт по лесной дорожке. Андрей валит как псих уверенно проезжает 80% участка и упирается в бампер предыдущего экипажа. Девушки сами превысили норматив на 68 секунд, не сделали отметку у судьи, ну и нам подарили первую пенализацию в размере девяти секунд. Блин!
Меняемся местами. Дальше все более-менее штатно было. Вроде ехали хорошо, не тупили, не уезжали с маршрута, но контрольные точки проезжали как-то неидеально +/- 6-8 секунд. То ли одометр тупил, то ли экипаж… Перед стартом очередного ДС снова встречаем Сашу и ее штурмана Мишу.


И других участников тоже.

У участников ретро-зачета нервы — канаты! На ходу у них отваливаются всякие детали, машины выплёвывают локеры, но они внимания не обращают.

Не смотря на то, что это ретро-зачёт ветрового стекла штурману почти не видно за обилием сверх-современных гаджетов. Это не совсем тру. Эй чуваки, даёшь зачёт где штурман обязуется использовать только секундомер, калькулятор и карандаш!

Потом мы еще какое-то время ездили по всяким дорожкам, в том числе по грунту и гравию — огромное удовольствие. Спасибо организаторам за выбор маршрутов! Дороги почти все в хорошем состоянии, ехать очень приятно и интересно.
На КВ перед перерывом опоздали на несколько секунд, хоть я и ехала под конец так, что Андрей даже начал проявлять беспокойство.
Последнее ДС перед обедом, внезапно, картинг. За рулем, конечно, Андрей.

Первое, второе, компот и портрет.


После перерыва фотографировать уже было совсем некогда. Спринт под названием “Смерч” вокруг деревянного лабиринта…

А следующее фото уже после финиша.


Идем в бар “Мотор”.

По дороге обсуждаем, что “10 озер” в сравнении с “Тосно” и “Ломоносовым” получилось очень компактным и насыщенным. Организация ралли выше всяких похвал: куча спонсоров, подарки, маркетинг в соцсеточках, грамоты участникам, обеды, промежуточные результаты в электронном виде по ссылке с QR-кода, фотографии с трассы на TV в баре… В общем, разве что инста-принтера не хватало. Понравился и маршрут, и состояние дорог и разнообразие ДС.

Не смотря на то, что ралли организовано выше всяких похвал, ожидание результатов традиционно растягивается на несколько часов. Однако, ждать в баре совсем не скучно.

Опустим все перепетии, несклько удовлетворённых заявлений, в итоге мы занимаем пятую строчку результатов (из 41). Надежды на подиум нас лишило то, что наш штурман пропустил первую строчку в первом и единственном бюллетене организатора, так как она у него слилась с шапкой. А этой строчкой вносилось изменение в норматив (всхлип) на 40 секунд! (рыдает) А проехали мы точно по нормативу до изменеий, потом по регистратору проверили.

У нас есть теория, что в каждом ралли есть своя “фатальная ошибка”, которая выкидывает тебя из призов. Она, как правило, одна, и стоит раз в десять больше, чем те +/- 5 секунд за которые борются лидеры на каждой отметке и на каждом спринте. На этот раз она пришла с неожиданной стороны, и мы о ней не знали до самых итоговых протоколов. Вот маленький отрывочек нашей онборд записи, выделена группа школьников, которая внезапно встретилась нам на узкой грунтовой дорожке.

Дальше будет немного занудства с правого кресла, которое может быть интересно только другим Р3К-задротам. Во-первых, очень интересный опыт с использованием РГС вместо РД(С). Ехать на заведомо известный финиш и норматив, конечно, гораздо проще, соревнования становятся намного более демократичными, но выиграть их труднее: на этом соревновании первые 5 мест с очень маленьким отрывом. Я сейчас использовал следующую тактику на РГС: заставлял пилота опережать пока мы не выходили на расчётный график при скорости 60 км/ч и дальше старался вести её равномерно (так очень просто устно считать), однако когда мы выходили на отметку всё время что-то шло не так, отклонялись на 5-7 секунд даже при устном отсчёте. В следующий раз попробуем ехать в отметку строго равномерно, пока не выйдем на прямую видимость, а дальше по устному отсчёту.

Во-вторых, безумно подробная дорожная книга, зачем в таком количестве отмечать эти повороты по главной? Наверное, чтобы новичкам было проще не заблудится, но голове канала они, конечно, совсем не нужны. Вообще, дорожная книга была составлена очень подробно, почти как в больших ралли, без всяких попыток “запутать” в московском стиле.
Очень понравились все скоростные ДС: и РУ, и картинг, и “Смерч”, вот только слалом для автомобилей я бы сделал чуть более сложным, чтобы пилотам было где развернуться. Хотя, очень обидно было во второй раз ехать дистанцию РУ в дорожном режиме, хотелось снова ехать её быстро.
Пилот порадовал: Вика уже знает большую часть правил, сама правильно реагирует на пункты и понимает, что табличка с жёлтым флажком это совсем не то же самое, что табличка с красными часиками. Надеюсь что со временем мы будем способны полностью перепроверять друг-друга (и бюллетени вдвоём читать!). Водит она ровно как и положено в Р3К: чётко и дисциплинированно. (Пока не произносишь магическую фразу “Бл#$%, опаздываем на КВ!”, после этого валит на все деньги). Однако над попаданием в секунду нам, как экипажу, ещё надо поработать.