Про тайм-менеджмент и эффективность 2

По работе два дня была на очередном тренинге про личную эффективность и коммуникации. Ничего принципиально нового не узнала, но о некоторых вещах задумалась.
Всем известна картинка про важность и срочность. Все знают, что планировать надо пессимистично и с запасом, все помнят, что дела надо “выгружать” из головы (в todo-списки, в календари, в гео-напоминалки и т.п.), что с утра надо “есть лягушек” (делать самое неприятное из запланированного на день), что дела, которые занимают меньше 5 минут, надо делать сразу.

Попробую вкратце рассказать о том, как устроены планирование и тайм-менеджмент в нашей жизни.
С работой всё просто. В трудовой у меня уже лет пять написано “менеджер проектов”, а реально проектами я начала заниматься сильно раньше. Тут я консервативна, редко ведусь на “давайте сделаем как-нибудь по-быстрому”, честно занимаюсь документацией, в задачах в тасктрекере тоже относительный порядок, не даю нереальных сроков в waterfall-проектах, не набираю в спринт задач больше, чем можно сделать при agile-разработке, оставляю запас времени на факапы. В общем, никакого “слабоумия и отваги”.

В общественной жизни я и раньше была склонна взваливать на себя больше, чем могу сделать, а теперь, под влиянием Андрея, совсем перестала чувствовать грани разумности. Мы стараемся не говорить “нет” и ввязываемся в любые активности, которые хоть сколько-то нам интересны: дополнительное обучение, ралли, квесты, родительские комитеты, тематические вечеринки, танцы, поездки с друзьями, организация всяких мероприятий, детские развивашки… Если смотреть в процентном отношении, то доля успешных “проектов” в обычной жизни существенно меньше, чем в рабочей, но если сравнивать абсолютные значения, то всё наоборот: чем больше на себя берешь, тем больше делаешь, хотя и бывают моменты, когда понимаешь, что четыре-пять крупных дел по пять-шесть часов каждое в один выходной день никак не влезают и от чего-то приходится отказываться.

Меня тут еще спрашивали про конкретные инструменты и про то, как устроен наш быт.
Все нерабочие дела мы записываем в телефонное приложение на основе Google Tasks, списки синхронизируются между всеми нашими i-девайсами.
Есть список глобальных долгосрочных дел без даты, не особенно подробный (типа, “Оформить материнский капитал”, “Получить права категории А” и т.п.). В него я смотрю не очень часто, т.к. дела масштабные и я про них и так помню, но руки всё не доходят. Когда понимаю, что дело висит без движения слишком долго, сама себе придумываю дедлайн и записываю какое-нибудь первое действие по решениею дела в наш основной список (например, “Собрать документы для оформления МК” или “Записаться в автошколу”, хотя действие может быть и “Изучить автошколы недалеко от работы”).
Другой список (основной, в который как раз и переползают дела из глобального списка) — с его просмотра начинается каждый день. Час-полтора, которые уходят на дорогу от дома до офиса у нас обычно проходят достаточно эффективно: можно спланировать ближайшие и отдаленные дела, сделать что-то, не привязанное в конкретному месту и времени (найти какую-то информацию, сделать заказы в интернет-магазинах). Достаточно часто уже утром становится понятно, что какой-то из пунктов ну никак не осилить, тогда стараемся сразу переносить на другой конкретный день.
Все списки у нас одноуровневые, хотя, возможно, разумнее было бы делать их с подзадачами, например:
Зимняя резина.
— Заказать шины.
— Забрать шины.
— Записаться на шиномонтаж.
— Поменять резину.
но для нас это 4 разных дела с разными сроками.
Приложение настроено так, что в 8:00 на экран выводится перечень дел, запланированных на сегодня. Еще часто ставим напоминалки, чтобы они показывались в определенное время. Заглядываю в приложение раз 5-6 в день, напоминаю Андрею про то, что надо сделать непосредственно ему. Тут нужен особенно тонкий менеджмент: важно сортировать дела по подобию и по необходимым трудозатратам, выдавать не слишком обширные списки, чтобы не ввести в стресс, но и не слишком узкие, чтобы было из чего выбрать. Нужно еще помнить про однозадачность: если я попросила его дойти до столовой и купить Гордею шоколадку, не надо вдогонку просить позвонить в детскую поликлинику. Скорее всего, провалены будут обе задачи.
Например, вот список дел, которые я просила сделать его в обеденный перерыв (совсем не обязательно сделать всё в один заход, но хоть что-то сделать надо):
– Позвонить маме.
– Записаться к нотариусу.
– Позвонить в интернет-магазин, узнать про статус заказа.
– Выяснить, вернулись ли деньги за другой заказ, который не был доставлен.
Для многих задач не принципиально, кто конкретно из нас их сделает, но сложилось так, что когда необходимы внешние коммуникации, голосом общается в основном Андрей, а письма пишу я. Может быть потому, что я ненавижу звонить.
Дела, которые требуют больше 10-20 минут планируются обычно на какое-то конкретное время или привязываются к определенному событию: в 16:00 поехать на почту за посылкой, в 17:30 приехать на ТО, сразу после возвращения домой поменять батарейки в детском мобиле.
Вечером снова просматриваем список, проставляем галочки напротив выполненного (экстаз!), переносим то, что не смогли сделать на завтра или на другие дни, но обязательно на какие-то конкретные.
Мероприятия, которые требуют регулярности настроены соответственно: как только “закрываешь” текущий таск, в приложении автоматически создается следующий. Раз в месяц менять магистральный фильтр, оплачивать коммунальные услуги, раз в две недели менять постельное белье, оплачивать транспондер, раз в неделю вывозить мусор, косить газон ну и так далее.
Почти всё, что может быть автоматизировано и не требовать личного участия — автоматизируется. Погашение кредитной карты, автоплатежи за телефоны, передача показаний счетчиков в УК, пополнение баланса скайпа и т.п.
Ежедневные дела типа стирки, уборки, разбора посудомойки в список не попадают.
Многие вещи, благодаря планированию, удается делать заранее и более дёшево (в прямом и переносном смысле), но фейлы всё равно случаются. Особенно обидно, когда у тебя давно записано заказать расходники на экзисте, ты всё откладываешь, т.к. есть более приоритетные вопросы, но в итоге, тормозные колодки кончаются внезапно и ты вынужден менять их в ближайшем оф.сервисе и платить в 4 раза больше.
У основного списка дел, который мы ведем в электронном виде, есть несколько физических отражений. Во-первых на кухне у нас есть календарь на текущий и следующий месяцы. Там, в основном, выписаны дела, привязанные к конкретной дате.
Выглядит как-то так (фоторамка + прозрачная пленка + маркеры для белой доски).

Во-вторых, один из кухонных фасадов у нас тоже затянут самоклеящейся пленкой, туда мы вносим в порядке бреда всякие дела, которые надо сделать в ближайшее время (в основном, касающиеся дома и быта).
Там же отдельным столбиком выписываем дела, которые надо сделать Гордею (пропылесосить, помыться, решить 100 примеров, сходить на занятия гитарой и пр.)
Оффлайновые носители хороши всем, кроме того, что с работы с ними не свериться.

Пару слов в причинах всего этого сложного бытового менеджмента: может показаться, что у нас просто слишком много детей всяких дел и если не управлять временем и приоритетами, то профейлено будет почти всё, но это далеко не основная причина. Основные причины в том, что:
1. Мы оба страшные зануды.
2. Мы любим ставить галочки напротив выполненных дел.

На этом, пожалуй, пока всё. Ну, т.е. рассказывать всякие подробности я могу еще долго, но это уже будут совсем детали.
Дело “Написать про то, как при трёх-пяти живых детях поддерживать дома порядок” уже записано в список, приоритет средний.